Choisir votre outil de gestion de projet

En tant qu’entrepreneur, vous menez de nombreuses activités en parallèle et la gestion de projet est votre quotidien. Souvent, vous ne pouvez compter que sur vous-même… Pour garder la tête hors de l’eau et ne pas oublier l’essentiel, c’est important de bien s’organiser. Choisir un outil adapté peut vous aider ! Voyons comment faire le bon choix…

UN CHOIX DIFFICILE

Que ce soit pour oganiser vos multiples activités professionnelles ou gérer vos projets, beaucoup d’outils sont à votre disposition sur le web pour vous aider. Mais il est souvent difficile de s’y retrouver !

Si vous plongez dans Google pour demander « quel outil utiliser pour gérer mes projets ». Vous aurez des dizaines d’articles comparatifs sur tel ou tel outil, les uns toujours plus formidables que les autres. Mais la question est : quel est le meilleur ? Et là, il est très difficile de se faire une opinion… En plus, il n’y a pas de solution universelle – ça se saurait.

Commencez par lister ce que l'outil doit faire pour vous

En fait ne vous demandez pas « Quel est le meilleur » mais plus tôt, « quel est le mieux pour moi » et c’est tout à fait différent. En effet, les fonctionnalités essentielles pour la gestion de projet sont présentes dans la plupart des outils : planning, gestion des tâches, communication/collaboration, suivi d’avancement et rapports.

Par contre, chacun a ses particularités. Certains sont très basiques et d’autres très élaborés. Et ce n’est pas en prenant le plus élaboré que vous serez forcément plus satisfait, au contraire. L’outil n’est pas une solution en soi, c’est juste un moyen pour vous aider à atteindre votre objectif.

La première étape est de bien réfléchir à cet objectif, c’est-à-dire pour quelles tâches vous avez besoin d’un outil de gestion de projet, quels processus doit-il supporter au minimum et qui va l’utiliser.

Donc 3 critères à prendre en compte :

De quelles fonctionnalités avez-vous absolument besoin, et celles qui seraient peut-être utiles mais dont vous pouvez vous passer au début
Le nombre de personnes qui vont utiliser l’outil : est-ce pour votre organisation personnelle ou pour travailler en équipe ? une ou plusieurs équipes ?
Dans quelles conditions allez-vous l’utiliser : en déplacement, sur tablette, ordi, etc… ?

Vous aurez ainsi établi un cahier des charges et choisir l’outil qui vous conviendra le mieux sera plus simple.

4 points importants pour faire votre choix

Les fonctionnalités : L’outil doit répondre à votre besoin – pas moins, pas plus. Sinon vous risquez d’adopter un outil complexe, dont vous n’utiliserez qu’une faible partie des fonctionnalités et qui vous fera perdre du temps… Or vous ne souhaitez pas perdre du temps, au contraire. Sur base des fonctionnalités indispensables que vous avez identifiées, faites un premier tri. Voyez aussi les outils qui vous permettent de commencer simple et d’évoluer avec le temps.
La facilité d’utilisation : Puisque votre but est de gagner du temps, plus l’outil serafacile d’utilisation, c’est-à-dire « intuitif », plus vite vous l’aurez bien en main. Et plus volontiers vous l’utiliserez.
La sécurité : c’est un aspect important, pour votre entreprise, mais aussi pour vos clients et fournisseurs. Il est important de choisir un outil qui est conforme aux normes RGPD, qui assure un back-up régulier de vos données et qui offre un niveau d’authentification satisfaisant.
Le prix : en général, vous pourrez commencer avec des outils gratuits. Beaucoup d’outils proposent ensuite des forfaits payants en fonction du nombre de personnes qui l’utilisent et des fonctionnalités disponibles. Il est toujours très facile de passer d’un forfait à un autre. Donc le mieux est de commencer avec la version de base, et de voir au fur et à mesure de l’utilisation si vous avez besoin d’aller plus loin.

Conclusion

Avant de prendre une décision, listez les fonctionnalités indispensables pour vous, et évaluez les outils en fonctions des 4 critères qui sont importants : fonctionnalités, facilité d’utilisation, sécurité, prix. Vous y verrez alors beaucoup plus clair pour faire votre choix.

Et si vous avez besoin de conseils, contactez-moi 🙂