4 étapes pour une meilleure organisation

Vous voulez maximiser votre succès en tant qu’entrepreneur ou indépendant ? Alors une bonne organisation, c’est indispensable… et à la portée de tous !

Organisation = sérénité. Si vous vous organisez mieux, vous augmenterez votre confiance en vous et passerez de meilleures nuits :-). Vous commencerez vos journées avec un esprit clair et une motivation au top. Qu’en dites-vous ?

une bonne organisation diminue votre stress

Pourquoi ? Car vous avez vos activités et votre temps sous contrôle.

Vous êtes sûr de ne rien oublier
Vous traitez les différentes activités avec la juste priorité
Vous tenez vos engagements vis-à-vis de vos clients ou partenaires
Vous êtes plus productif
Vous dégagez le temps nécessaire pour construire votre projet
Vous avancez concrètement vers votre objectif

Comment procéder ?

Vous êtes convaincu de l’avantage d’être bien organisé ? Maintenant, comment procéder. Mon but n’est pas de vous conseiller tel ou tel outil magique, mais plutôt de parcourir étape par étape une méthode simple et logique, qui fonctionne pour moi. J’espère qu’elle fonctionnera pour vous aussi :-).

Étape 1 : faites le point de vos activités

Pendant 3 jours, notez en détail tout ce que vous faites, puis faites un premier tri : regardez les activités qui sont inutiles – parfois on fait les choses par habitude, alors qu’elles n’ont pas de réelle valeur ajoutée – mieux vaut les stopper.
Ensuite voyez quelles activités vous pourriez déléguer (temporairement ou de façon permanente). Il vous reste alors les activités que vous devez gérer vous-même.
Pour ma part, je délègue une partie de ma communication.

Étape 2 : catégorisez

Classez toutes vos activités en grandes catégories. Par exemple, pour ma part, j’ai des activités récurrentes : l’accompagnement de mes clients bien sûr, mais aussi création de contenus, de visuels pour ma communication, les tâches administratives, gestion des emails…
J’ai aussi des projets de développement pour mon activité : là je travaille sur mes objectifs, mes stratégies, mes plans d’action. Je travaille sur des contenus plus lourds comme la préparation de webinaires, d’outils d’accompagnement. J’investis aussi du temps à analyser mes résultats et optimiser mes actions, mes canaux de communication.

Et enfin des activités de veille et de développement personnel : recueil d’information, lectures, formations ou ateliers… le brainstorm sur de nouvelles idées…

Ces catégories sont peut-être identiques pour vous, ou pas, peu importe. L’important est de créer ces catégories et ensuite de voir à quels moments de la semaine ou de la journée vous êtes plus à même de les gérer.

Étape 3 : évaluez le temps qu'il vous faut

Pour chaque catégorie et activités, estimez combien de temps cela vous prend environ et répartissez-les par grands blocs dans votre mois, semaine, journée.
Par exemple, si vous êtes super créatif le matin, mieux vaut planifier la création de contenu et les activités de stratégie à ce moment-là et placer les activités récurrentes (administration, programmation des posts média sociaux, …) en après-midi.

Étape 4 : mettez votre organisation en place

Je ne vais pas vous conseiller l’outil magique qui vous faciliterait la vie – je pars du principe que c’est très personnel. Certains d’entre vous préfèrerons tout digitaliser, d’autres tout écrire, ou encore d’autres un mélange des deux. C’est vraiment à vous de tester différents supports et de voir ce qui fonctionne bien pour vous.

Par contre, je vous conseille d’adopter certaines méthodes de productivité :

Fixez vos principaux objectifs par période : année, mois, semaine, jour… (Personnellement, j’en planifie un maximum de 3 par période – je trouve que c’est un bon équilibre pour avancer et éviter d’avoir une « to-do list » trop longue au bout de laquelle on n’arrive pas). Cela vous permettra de vous concentrer sur ce qui est important à ce moment-là et de ne pas vous laisser distraire
Planifiez votre journée la veille au soir, votre semaine le dimanche, etc… Cela permet de se réveillez l’esprit clair et de démarrer directement sur le bon pied. Faites le point avant de boucler votre journée et organisez votre journée du lendemain
Batchez : c’est-à-dire regroupez au maximum les activités de même type afin de réaliser toutes à la suite. Par exemple si vous préparez vos visuels pour les réseaux sociaux, alors créez tous les visuels pour tous vos posts de la semaine (ou du mois, encore mieux ! En 1 fois). De même, écrivez tous vos posts d’un coup, idem pour la programmation de vos posts, etc…
Concentrez-vous sur une tâche à la fois et ne vous laissez pas distraire ! Oui, on a l’impression d’accomplir plus en passant d’une tâche à une autre, sachez que c’est faux. Donc si vous êtes en train d’écrire un article, ou de travailler sur votre stratégie, éloignez toute source de distraction – bannissez votre téléphone, ne répondez pas aux appels, ne consultez pas vos emails, etc…
Mesurez et limitez le temps que vous passez sur chaque tâche pour éviter de vous laisser déborder en passant beaucoup trop de temps sur une activité que vous avez estimé devoir boucler plus rapidement

Pour commencer, vous devez être convaincu que c’est nécessaire, sinon vous ne serez pas motivé pour le mettre en place et surtout le tenir au long terme. Ensuite, il faut trouver le système qui fonctionne pour vous, que ce soit une aide et non une contrainte. Enfin, le mettre en place pas à pas. Si vous changez votre système radicalement et tout d’un coup, il y a de grandes chances qui vous reveniez bien vite aux anciennes habitudes, avec plus un soupçon de sentiment d’échec.

Bonus - étape 5 : mesurez et ajustez

Une fois que vous avez mis votre organisation en place et votre planning, il s’agit de mettre tout cela en pratique. Comme toutes les habitudes, cela demande de la persévérance pour les ancrer dans votre quotidien, car au départ, ce ne sera pas naturel et cela vous demandera donc effort et discipline.

Mesurez bien le temps que vous passerez sur les différentes activités et identifiez les tâches que vous aurez éventuellement oubliées. Faites le point après 1 mois et ajustez votre organisation pour le mois suivant.

Si vous suivez ma méthode, dans 2 mois vous aurez attient votre « vitesse de croisière » .

Conclusion

Si vous voulez diminuer votre stress et mieux dormir, organisez-vous, vous n’y trouverez que des bénéfices !
Procédez pour cela selon ces 5 étapes : listez toutes vos activités et catégorisez-les, évaluez le temps nécessaire à chaque catégorie et répartissez-les dans votre planning en fonction de votre « horloge interne ». Enfin, appliquez quelques règles de base de productivité pour mieux vous concentrer et avancer vers vos objectifs. Et surtout, mesurez, ajustez et persévérez !

Vous souhaitez aller plus loin ? Lisez aussi mon article « 3 conseils pour gagner du temps« . Vous y trouverez un tableau prêt à l’emploi pour faire le point sur vos journées !

Et si vous avez besoin de conseils, contactez-moi