6 pièges qui plombent votre productivité
Vous voulez atteindre plus de résultat en moins de temps ? Voici 6 pièges à bien connaitre afin de les éviter ! Cela vous permettra de mieux utiliser votre temps et d’améliorer votre productivité.
Plus de productivité = plus de liberté = plus de sérénité
Qu’en dites-vous ?
la loi de Parkinson
Plus vous vous accordez de temps pour réaliser une tâche, plus vous prendrez de temps pour la réaliser.
Initialement observée dans la fonction publique anglaise par Cyril Parkinson, cette loi s’applique en vérité au quotidien pour nous tous ! Elle concerne non seulement l’utilisation que nous faisons de notre temps, mais aussi de l’espace, de l’argent : plus on a d’espace chez soi, plus on entasse des choses, plus on a d’argent, plus on en dépense, et… plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus on prendra du temps.
La solution : pour contourner ce phénomène, fixez-vous une limite de temps pour chaque tâche, soit une durée, soit une date butoir, à vous de voir ce qui fonctionne le mieux.
S’il s’agit d’une tâche récurrente, je vous conseille de mesurer le temps qu’elle vous prend actuellement et de vous fixez une limite légèrement inférieure. Par exemple si vous passez 2 h/semaine sur votre comptabilité, fixez-vous une durée d’1h30. S’il s’agit d’une tâche non récurrente, liée à un projet par exemple, estimez le temps maximum que vous souhaitez y accorder et fixez-vous cette durée comme objectif.
Ce qui s’applique individuellement à chaque activité, vaut aussi pour votre journée ou pour votre semaine. Je vous conseille de vous fixer aussi des limites dans votre temps de travail global sur la journée, sur la semaine… pour éviter de vous retrouver à 22h encore en train de boucler un dossier que vous aviez prévu de terminer à 18h !
C’est un bon moyen d’assurer un équilibre entre votre vie personnelle et votre activité professionnelle et de vous accorder du temps pour vous-même. Super important pour améliorer votre productivité et rester motivé au long terme !
la Loi de Murphy
Tout ce qui est susceptible d’aller mal ira mal (ou encore : un ennui n’arrive jamais seul).
Cette loi a été développée par un ingénieur aérospatial américain, Edward Murphy.
L’idée est que, pendant un projet ou une activité, il est très probable que des évènements ou difficultés imprévus vont survenir. Imaginez par exemple que vous vous lancez dans la rénovation d’une maison, et les ouvriers découvrent de l’humidité dans le mur, ou des tuyaux mal placés…
Même chose sur un projet professionnel : imaginez que vous avez besoin d’un certain livrable et la personne responsable est en retard, ou que votre système d’email marketing est en maintenance au moment où vous lancez une campagne, etc…
Donc appliquée au temps, la loi de Murply nous dit que toute activité prendra plus de temps que prévu au départ, non parce que la tâche se dilate en fonction du temps que vous avez (loi de Parkinson), mais parce qu’il y aura des imprévus qui viendront se mettre en travers de votre route.
La solution : utiliser le principe de sûreté dans toute conception de produit ou conduite de projet. Le but est donc de calculer une contingence, et de l’intégrer dans l’estimation globale afin de parer à l’imprévu. Concrètement, si vous avez un projet à rendre pour un client vendredi dans deux semaines, prévoyez de le terminer le mercredi. Si tout va bien, vous aurez terminé largement à temps et ce sera bénéfique pour votre mental. Si un imprévu arrive, vous aurez du temps pour le gérer et quand même livrer à temps, tout aussi bénéfique pour votre mental. Cela revient simplement à appliquer un facteur multiplicateur, par exemple 1,2, sur l’estimation initiale de la charge de travail afin d’intégrer cette contingence.
Par contre, je vous conseille vivement de conserver l’estimation initiale comme objectif ! Vous devez évitez de tomber dans le piège de la loi de Parkinson ou de la procrastination en utilisant la contingence comme si c’était le timing normal de votre projet.
la Loi d'Illich
Après un certain nombre d’heures passées sur une tâche, on perd en productivité.
Observée par Ivan Illich, économiste autrichien, cette loi est aussi appelée la loi du rendement décroissant. Il a mis en évidence le fait qu’au-delà d’un certain temps passé sur une tâche (ce temps dépend des individus), on devient moins efficace. En résumé, c’est une illusion de penser qu’en se levant tôt le matin et en travaillant jusque tard le soir on réalisera plus. Le but est de travailler plus intelligemment et non plus longtemps ! En anglais : « work smarter not harder« .
La solution : je vous conseille donc de prendre des pauses régulièrement, dès que votre concentration faiblit. Pour cela, vous devez bien vous connaitre afin d’identifier les signes de déconcentration. Si vous êtes assis à votre bureau et commencez à regarder « les mouches voler », à prendre votre téléphone et ouvrir instagram ou à passer sur Google et sauter de recherche en recherche, c’est un signe 
.
La méthode Pomodoro peut vous aider : cela consiste à prendre une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (et 5 minutes seulement !). De même, prenez aussi une vraie pause déjeuner. Dans les 2 cas, veillez bien à mettre une limite à ne pas dépasser pour vos pauses aussi ! Évitez que votre pause de 5 minutes prenne 30 minutes et que votre déjeuner dure 2 heures (sauf si c’est prévu ainsi, bien sûr). Moi, je visualise ce découpage comme des « boites de temps » (ou time-boxes) : découpez votre journée en « boite de temps », en alternant travail et pauses et en étant attentif à en respecter les limites.
La Loi de Carlson
Faire un travail en continu prend moins de temps que le faire en plusieurs fois.
Cette loi a été observée par Sune Carlson, économiste suédois : après chaque interruption, votre cerveau prendra 2 à 3 minutes pour se re-concentrer sur votre tâche principale. Alors imaginez si ces interruptions sont à répétition ! Quelle perte de productivité !
La solution : quelques conseils simples que j’essaie d’appliquer (honnêtement je n’y arrive pas toujours, mais je persévère 
)
- Bannissez le multi-tasking ! Et concentrez-vous sur une seule tâche à la fois.
- Protégez-vous de toute interruption en contrôlant votre technologie et votre environnement : coupez votre téléphone, fermez votre porte, fermez vos emails, etc… Réservez des plages horaires à l’avance, et communiquez-les à vos collègues, à votre famille, ou même à vos clients, pourquoi pas ! Cessez de penser qu’être disponible tout le temps est un signe de qualité et de professionnalisme ! C’est tout le contraire ! J’ai observé qu’expliquer qu’on se réserve un temps où on se coupe du monde pour se consacrer à ses projets importants est perçu comme une preuve de bonne organisation et de fiabilité !
- Batchez vos tâches : c’est-à-dire rassemblez toutes vos activités dans quelques « boîtes de temps » bien identifiées et évitez de répartir tout au long de la journée ou de la semaine. C’est valable pour vos emails, vos réseaux sociaux, votre comptabilité, pour moi la rédaction d’article, les recherches et formatting des visuels, etc… Par exemple au moment où j’écrit ceci, j’ai réservé 4 heures pour travailler sur 4 articles, je prends une pause de 10 mins entre chaque article et je me suis isolée dans mon bureau en prévenant mes enfants que je suis indisponible jusqu’à midi…
La Loi de Fraisse
1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure.
C’est un phénomène encore appelé la subjectivité du temps, c’est-à-dire que le temps semble passer plus vite lorqu’on fait quelque chose que nous aimons particulièrement. Il a été mis en lumière par Paul Fraisse, un psychologue français. Non seulement il a observé que le temps passe plus vite sur les activités agréables, mais encore qu’on entreprend naturellement les activités qui nous plaisent en premier et repoussons celles qui nous rebutent. C’est donc aussi le principe de la procrastination. Si vous avez un ado adepte des jeux vidéo, vous voyez sans aucun doute ce que je veux dire : non seulement il va commencer à jouer avant de faire ses devoirs, mais en plus, il passera sans problème 2 heures à jouer et soutiendra mordicus que « ça fait seulement 1 heure que je joue ». Le temps est donc une matière très subjective…
La solution : pas de recette magique, la clé est de faire preuve d’auto-discipline et d’utiliser des astuces permettant d’objectiver le temps passé. Une tâche déplaisante est aussi (souvent) importante, il faut donc éviter de la repousser indéfiniment car cela vous apportera stress et insatisfaction. Soit vous pouvez la déléguer, soit vous devrez la réaliser. Donc :
- Gardez un équilibre entre tâches plaisantes et déplaisantes, alternez-les par exemples dans la journée. Certains vous diront de commencer par les tâches les plus déplaisantes, à vous de voir…
- Réservez des « boîtes de temps », donc un timing pour le début autant que pour la fin, pour chacune de vos activités selon son importance et mesurez le temps passé pour voir si vous dépassez,
- Travaillez sur votre motivation en pensant à la satisfaction et au soulagement que vous ressentirez de vous en être « débarrassé ». Pour moi, ça marche bien, essayez !
La Loi de Pareto
20% de nos activités produisent 80% des résultats (et inversement).
Mise en évidence par Vilfredo Pareto, économiste italien, c’est une loi statistique qui observe la concentration des données, causes et effets produits, à l’origine appliquée à la répartition des richesses dans une économie : par exemple, 20% de la population d’un certain pays possède 80% des richesses.
La répartition 80/20 ne doit pas être prise à la lettre, dans certains cas ce sera 25/75 ou 40/60, peu importe, l’idée à retenir, c’est que la majorité des résultats est générée par la minorité des causes ou investissements. Par exemple, 20% des clients génèrent 80% du chiffre d’affaire. Appliquée à votre investissement en temps, cela veut dire que 20% de vos efforts produiront 80% de vos résultats. Et inversement, 80% de vos efforts produiront 20% des résultats. Rassurez-vous, ce n’est pas une fatalité !
La solution : augmenter le temps que vous passez sur les activités qui auront un gros impact, afin d’augmenter vos résultats sur le même temps.
Demandez-vous pour chaque activité en quoi elle contribue à vos objectifs et identifiez ce qui est important vis à vis de ce qu’il l’est moins (urgent n’est pas forcément important) :
- Très important ? : augmentez votre investissement sur ce type d’activité. Plannifiez ces activités sur les moments de la journée ou de la semaine où vous êtes le plus productif.
- Peu important ? : diminuez le temps passé ou, ça c’est l’idéal, déléguez si vous pouvez le faire. Sinon, placez ces tâches à des moments où vous êtes moins productif. C’est un moyen de se « reposer l’esprit » tout en continuant à travailler. Par exemple, pour moi, c’est la planification de mes posts sur les réseaux sociaux, je fais cela souvent en fin de journée.
Conclusion
Même si ces phénomènes sont réels, ils ne sont pas une fatalité ! à vous d’en prendre conscience et de mettre en place des méthodes qui vous permettront de les utiliser à votre avantage :
- Délimitez bien votre temps de travail et le temps à consacrer à chaque tâche : les « boîtes de temps »
- Prenez des pauses régulièrement
- Réservez du temps complètement à vous pour réaliser les tâches importantes et coupez-vous des interruptions
- Regroupez les tâches et batchez-les
- Équilibrez votre temps entre tâches plaisantes et déplaisantes
- Intégrez des contingences dans votre timing en vous fixant des échéances adaptées
- Passez le moins de temps possible sur les tâches secondaires (ou déléguez)
- Investissez le plus de temps possible sur les activités importantes
