3 conseils pour gagner du temps
Vous êtes-vous déjà dit : « j’aimerais tellement avoir plus de temps pour arriver à faire tout ce que je voudrais » ?
Assurément OUI. Or nous avons tous les mêmes journées de 24h. Pourtant certains en tirent meilleur profit que d’autres. Je vous livre ici mes 3 conseils pour gagner du temps…
Le temps est une ressource précieuse
Le temps est une des ressources dont nous disposons pour atteindre nos objectifs. Or c’est une ressource limitée et donc précieuse.
L’enjeu pour nous tous est donc de l’utiliser le mieux possible, c’est à dire l’investir au mieux afin de produire les résultats souhaités dans les domaines clés de notre vie. Et bien sûr dans notre business.
Recentrez-vous sur l'essentiel
L’erreur que font 90% des entrepreneurs ?
Foncer tête baissée dans l’action, sans s’être posé les bonnes questions et fait des choix clairs. Sans se demander si ce qu’ils font est VRAIMENT essentiel.
Ce qui est VRAIMENT essentiel, ce sont les projets et les activités qui contribuent clairement et directement à progresser vers vos objectifs. Donc pour chaque activité que vous entamez, demandez-vous si elle est bien alignée avec vos objectifs. Cela implique bien sûr que vous avez préalablement fixé vos objectifs.
Vous devez vous efforcer de passer le plus de temps possible sur vos activités essentielles. Je vous propose donc de faire une liste de toutes les activités essentielles dans votre business et de les classer en 2 catégories :
- les activités stratégiques : c’est à dire celles qui sont importantes dans le développement de votre business à long terme. Par exemple améliorer votre service client, développer une nouvelle offre, etc…
- les activités opérationnelles : c’est à dire celle qui font partie de votre quotidien et qui assurent que votre business tourne. Par exemple vos projets clients, votre prospection, votre comptabilité, etc…
Faites un audit de vos journées
Ensuite, pour bien vous rendre compte du temps que vous passez sur ces activités essentielles, je vous propose de faire un audit de votre temps. Le but de cet audit est de voir concrètement quelles sont les activités que vous faites réellement au quotidien et quelle part de temps vous y consacrez.
Concrètement : pendant 3 jours, notez toutes vos activités au quotidien avec une description précise et le temps passé. C’est un exercice très instructif car, souvent, nous avons une idée déformée de la façon dont nous utilisons nos journées. Je vous conseille de faire cet exercice tous les 3 mois afin de bien voir l’évolution et ajuster encore si nécessaire.
Indiquez non seulement les activités professionnelles, mais aussi les activités personnelles. C’est aussi très important que vous gardiez un mix équilibré entre les deux !
Pour chaque ligne, indiquez si l’activité est essentielle (reportez-vous à la liste que vous avez faite), si elle est urgente, si elle est agréable et s’il s’agit d’une activité professionelle ou personnelle.
Pour vous faciliter l’exercice, j’ai créé un document excel avec un tableau prêt à l’emploi et les calculs automatiques. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour le télécharger.
Mes 3 conseils pour gagner du temps
Sur base de votre audit, vous allez immédiatement et clairement voir comment se composent vos journées.
- la proportion privé/professionnel
- la proportion essentiel / non essentiel
- la proposition urgent / non urgent
- si ces activités vous sont agréables ou non
Sur cette base, je vous propose de vous poser les questions suivantes…
Éliminez le superflu
C’est assez incroyable, mais il y a souvent des choses qu’on fait par habitude, qui étaient peut-être essentielles à un moment donné, mais qui ne le sont plus aujourd’hui et qu’on continue quand même à faire ! Ou des projets auxquels on dit oui alors qu’ils ne sont pas essentiels, parfois pour faire plaisir ou juste par peur de dire non.
En parallèle, il y a aussi des choses qu’on fait, mais qui ne sont pas en ligne avec nos objectifs actuels. Par exemple, peut-être passez-vous du temps à revoir le design de votre site internet, alors que ce n’est finalement pas vraiment important à ce moment-là et que passer plus de temps en prospection (par exemple) serait beaucoup plus efficace.
Donc, apprenez à dire « NON », supprimez ces activités de vos journées, et mettez-les éventuellement dans une liste « parking » que vous pourrez réévaluer régulièrement, tous les 3 mois par exemple.
Automatisez ce qui peut l'être
Demandez-vous si vous pourriez automatiser certaines activités qui sont essentielles, nécessaires, mais assez répétitives. Grâce à votre audit de temps, ces activités vont ressortir. Si par exemple vous passez beaucoup de temps à faire des offres client, à gérer vos factures, etc… ce sont typiquement des activités que vous allez pouvoir automatiser, même partiellement. Par exemple en créant des modèles réutilisables. De même si vous avez des tâches répétitives pour accueillir vos nouveaux clients, gérer vos rendez-vous, investissez dans des outils simples qui vous permettront d’automatiser ces activités. Et en bonus : automatiser évite aussi oublis ou erreurs 😀.
Déléguez
Et oui, la fameuse délégation. On en rêve tous, mais de nombreux entrepreneurs hésitent. Pourtant, c’est un moyen très puissant de gagner du temps, tout en se débarrassant d’activités sur lesquelles on est moins compétent ou moins motivés. Et en plus il y a des moyens de déléguer sans avoir un budget énorme.
Dites-vous bien que chaque heure gagnée, c’est une heure que vous pourrez investir dans des activités essentielles pour votre business ou pour vous-même et qui sera donc profitable dans le long terme.
Comment déléguer efficacement ? Expliquez bien clairement le résultat attendu et la façon de faire, donnez à la personne qui va faire le travail toutes les informations et ressources nécessaires pour « faire le job ».
Conclusion
Vous l’avez compris, pour gagner du temps, il n’y a pas de recette magique. Vous devrez vous organiser et faire des choix.
- Fixez vous des objectifs concrets
- Identifiez vos activités essentielles
- Faites un audit de votre temps
- Appliquez mes 3 conseils : éliminez, automatisez, déléguez
Téléchargez ici le tableau excel automatique que j’ai créé pour vous aider à faire l’audit de vos journées.